Styrelsen arbetar med att effektivisera åtgärder för att uppmärksamma och åtgärda fel i föreningens fastigheter. 

Vi är en stor förening med fler än 400 medlemmar. I en sådan stor förening är det självklart att problem kommer att uppstå och lösas dagligen. För att kunna ha kontroll på vilka fel och problem som är mer frekventa, vilka problem som löses med endast en snabb insats och vilka som behöver en snabb insats åtföljd av en mer långsiktig insats, så behöver föreningen insikt i och sammanställning kring vilka fel som uppstår, inom vilken frekvens och i vilken omfattning. För att uppnå detta och för att kunna dels hjälpa medlemmar snabbare, och dels även kunna arbeta proaktivt med att förebygga fel och problem gällande våra fastigheter, så behöver vi er hjälp med att förbättra hanteringen av felanmälningar.

Föreningen har idag en förvaltare som ansvarar för vår tekniska förvaltning och fastighetsskötsel. Det är därmed via vår förvaltare som föreningen hanterar felanmälningar, samt koordinerar behov kring underhåll och åtgärder som behöver göras löpande.

Hur man bör gå tillväga för göra en felanmälan

Det finns tre huvudsakliga sätt att skapa en felanmälan. Om du har ett fel som du behöver rapportera så gör då ett av följande:

• Skicka ett mail till kundservice@fastighetsagarna.se. Detta mail kommer att loggas i Fastighetsägarnas ärendehanteringsportal, och kan följas upp som ett ärende. Du får alltid ett automatiskt svar med ett ärendenummer.
• Skapa en felanmälan i Boendeappen Avy. Denna felanmälan kommer att loggas i Fastighetsägarnas ärendehanteringsportal och kan följas upp som ett ärende. Appen finns för iPhone och Android.
• Ring till Fastighetsägarnas kundservice på  08-617 76 00. Denna felanmälan kommer inte automatiskt att loggas i Fastighetsägarnas ärendehanteringsportal, men det kan vid tillfällen vara enklare eller snabbare att ringa in till kundservice. Du kan dock be kundservice att via telefon logga ärendet och ge dig ett ärendenummer för möjlighet att följa upp ärendet.

Hur man inte bör gå tillväga för att göra en felanmälan

Idag sker även felanmälningar på ett flertal sätt som försvårar hanteringen och uppföljningen av felanmälan. Det ökar risken att fel inte åtgärdas, detta ger i sin tur klagomål på att fel inte hanteras, mer administrativt arbete och ökade kostnader för föreningen. 

För att förbättra hanteringen av felanmälan så ber vi er undvika att anmäla fel på övriga sätt än de tre ovan. För att kunna få kontroll på felanmälningar samt åtgärder för att hantera fel ber vi våra medlemmar att:

• Inte komma förbi kansli-lokalen under dess öppettider för att muntligen göra en felanmälan. Vi har begränsat med resurser på kansliet och den person som arbetar på kansliet hinner inte både göra sitt arbete och ta emot, loggföra och hantera felanmälningar. Dessa felanmälningar riskerar därmed att aldrig bli loggförda i portalen och därmed inte följas upp.
• Inte skicka felanmälningar som mail till kansli@tellusborgshus.se. Kansli-mailen läses idag utav vårt kansli, samt av styrelsen. När fel rapporteras direkt till denna mail så behöver någon manuellt skicka vidare detta fel till vår förvaltare för att dessa ska åtgärdas, och loggföras. Detta skapar onödigt manuellt arbete och en onödig komplexitet, som försvårar hanteringen av dessa felanmälningar. Det tar också ofta längre tid för dessa att nå förvaltaren än om de direkt hade skickats till förvaltaren.
• Inte muntligen rapportera ett fel till fastighetsskötarna ute på gatan. Våra fastighetsskötare är här för att hjälpa oss medlemmar och de arbetar dagligen med att åtgärda fel, men även med preventiva åtgärder för att våra fastigheter ska vara i gott skick.
• Inte rapportera felet på Facebook. Att diskutera ett ämne gällande föreningen med andra medlemmar i föreningens Facebook-grupp är något som är bra för att skapa en gemenskap inom föreningen, samt för att få samsyn kring hur andra medlemmar ställer sig i en viss fråga. Det är givetvis helt okej att berätta om fel och diskutera även problem och fel inom föreningen på Facebook. Ett inlägg på Facebook är däremot inte en felanmälan och det kommer inte att uppmärksammas av förvaltaren, såsom ett område som behöver en åtgärd.
• Inte rapportera fel direkt till en styrelseledamot via telefon eller sms. Styrelsen är givetvis här för medlemmarna. För att kunna arbete med att långsiktigt förbättra föreningen, och för att kunna vara en effektiv och välfungerande styrelse så kan inte styrelseledamöter hantera och lösa problem för fler än 400 medlemmar via telefon och sms. De fel som kräver ett beslut från styrelsen kommer att skickas till styrelsen från förvaltaren. Och om det är något övergripande problem som behöver styrelsens översyn så lyssnar vi givetvis gärna på detta. Enskilda felanmälningar behöver dock struktureras och samlas i Fastighetsägarnas ärendehanteringsportal, och kan därmed inte rapporteras direkt till styrelsen via telefon och sms.

Kansliet är stängt för semester under vecka 36, 5-9 September. Detta innebär att kansliet inte kommer att vara bemannat under denna period.

Det går fortfarande att nå styrelsen på kansli@tellusborgshus.se. Räkna med att svarstiderna kommer att vara långsammare än i vanliga fall under denna period.

Som vanligt hänvisas akuta frågor till vår tekniska förvaltare, Fastighetsägarna, se kontaktuppgifter på https://www.tellusborgshus.se/kontakta-oss/.

Vi är nu i slutfasen av installationen av system med passerbrickor i våra hus, vilket kommer att leda till en ökad säkerhet och en bättre administration.

Vissa hushåll behöver fler brickor än de två som delas ut i brevlådan, om man tex är fler än två personer i familjen. Om du behöver fler brickor så kom förbi kansliet under dess öppettider, så hjälper vi er på plats. Ni behöver alltså inte maila innan, det är bara att komma förbi.

Kansliet har öppet mån, ons, fre kl 9-11 och ligger på Trettondagsvägen 6-8.